機關(guān)各處室、直屬各事業(yè)單位：
??? 《寧夏回族自治區(qū)藥品監(jiān)督管理局檔案管理辦法》已經(jīng)2020年第28次黨組會議審議通過，現(xiàn)印發(fā)你們，請遵照執(zhí)行。
寧夏回族自治區(qū)藥品監(jiān)督管理局
2020年12月2日
（此件公開發(fā)布）
寧夏回族自治區(qū)藥品監(jiān)督管理局檔案管理辦法
第一章總則
第一條為加強我局檔案管理工作，提高檔案管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（2020年新修訂）、《機關(guān)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局13號令）等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我局實際，制定本辦法。
第二條本辦法所稱檔案，是指本局及內(nèi)設(shè)機構(gòu)、直屬各事業(yè)單位在履行職能過程中形成的，具有保存價值的各種門類、各種形式和各種載體的歷史記錄。主要包括：文書檔案、基建檔案、會計檔案、業(yè)務(wù)檔案、實物檔案、音像檔案（照片、錄音、錄像等）、電子檔案等。
第二章??檔案工作機構(gòu)與人員
第三條??局機關(guān)檔案管理工作由綜合處負(fù)責(zé)，包括局機關(guān)各類檔案歸集、管理，對各直屬事業(yè)單位檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。機關(guān)各處室對本處室牽頭開展或負(fù)責(zé)的各類專項工作等形成的檔案進(jìn)行收集整理，并按年度移交綜合處統(tǒng)一管理。干部人事檔案由機關(guān)黨委（人事與老干部處）負(fù)責(zé)按照《干部人事檔案工作條例》進(jìn)行管理。
第四條直屬各事業(yè)單位辦公室（綜合科）負(fù)責(zé)本單位各類檔案的收集整理、歸檔和管理工作。
第五條?建立健全檔案管理工作體系。成立我局檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管副局長任檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長，各處室負(fù)責(zé)人為成員，領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室設(shè)在綜合處，綜合處處長兼任辦公室主任。局機關(guān)各處室、直屬各事業(yè)單位應(yīng)明確分管負(fù)責(zé)人和本處室、單位檔案管理員，落實檔案管理崗位職責(zé)。
第六條?檔案管理人員應(yīng)政治可靠，業(yè)務(wù)精通，嚴(yán)守秘密，忠于職守，并應(yīng)保持相對穩(wěn)定。
第三章檔案的歸檔范圍及要求
第七條機關(guān)檔案類別：
（一）文書、會計檔案、基建、人事檔案；
（二）業(yè)務(wù)檔案（即：機關(guān)履行行業(yè)特有職責(zé)形成的專業(yè)檔案，如行政許可、行政處罰檔案）；
（三）照片、錄音、錄像等音像檔案；
（四）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、OA系統(tǒng)電子公文檔案；（電子檔案包括：各業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)中形成的電子檔案）
（五）印章、題詞、獎牌、獎?wù)隆⒆C書、公務(wù)禮品等實物檔案；
（六）其他檔案。
第八條??歸檔范圍：機關(guān)在日常公務(wù)活動中形成的歸檔文件材料；機關(guān)設(shè)立臨時機構(gòu)處理專項工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料；機關(guān)承擔(dān)重大建設(shè)項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料；機關(guān)所屬機構(gòu)撤銷形成的歸檔文件材料；機關(guān)向社會和個人征集的、與機關(guān)有關(guān)文件材料等。
第九條??歸檔要求：
（一）歸檔的文件材料須按照文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，保管期限劃分得當(dāng)，便于保管和利用；
（二）歸檔文件材料必須收集齊全、完整和系統(tǒng)，準(zhǔn)確地反映工作活動真實內(nèi)容和歷史過程。歸檔文件材料如有缺失，須及時考證補齊，如有破損，應(yīng)修復(fù)完整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制；
（三）項目檔案在全部工程竣工驗收后一個月內(nèi)歸檔；（項目檔案由項目建設(shè)單位，在項目建設(shè)過程中做好收集工作，應(yīng)做到項目竣工驗收后一個月內(nèi)整理好后向機關(guān)檔案室移交）；重大活動檔案待活動結(jié)束后（一個月內(nèi)）由活動牽頭處室負(fù)責(zé)整理好后進(jìn)行歸檔（包括聲像檔案、實物檔案）；會計檔案在會計年度終了后，由財務(wù)部門經(jīng)辦人員按會計報表、賬簿、記賬憑證分別整理立卷歸檔，按類別、年度、月份排列編號，編制好檢索工具（案卷目錄），暫時保管一年，期滿后，造冊移交檔案室。
（四）執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)：
1.文書檔案的收集范圍按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號令）制定執(zhí)行。
2.會計、科研、基建檔案收集范圍應(yīng)當(dāng)分別符合《會計檔案管理辦法》（國家檔案局第79號令）、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（國家檔案局第15號令）、《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）及《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項目檔案管理暫行辦法》等規(guī)定。
3.照片檔案的收集范圍應(yīng)當(dāng)符合《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821）和《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50）規(guī)定。
4.其他門類檔案收集范圍按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.電子文件應(yīng)當(dāng)連同元數(shù)據(jù)一并收集。收集的元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894）、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54）、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T63）等規(guī)定。
第四章檔案的保管及整理
第十條?局機關(guān)根據(jù)檔案載體的不同要求對檔案進(jìn)行存儲和保管，設(shè)置檔案庫房和柜架，并確保檔案庫房安全保管的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和建設(shè)要求。檔案存儲和保管應(yīng)當(dāng)確保實體安全和信息安全。
第十一條?檔案室應(yīng)當(dāng)做好防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護(hù)工作。庫房溫濕度應(yīng)當(dāng)符合《機關(guān)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局13號令）要求。
檔案庫房不得存放與檔案保管、保護(hù)無關(guān)的物品。
第十二條?檔案工作人員應(yīng)當(dāng)監(jiān)測和記錄庫房溫濕度，根據(jù)需要采取措施調(diào)節(jié)；定期檢查維護(hù)檔案庫房設(shè)施設(shè)備，確保正常運轉(zhuǎn)；定期清掃除塵，保持庫房清潔；定期采取措施，防治鼠蟲霉等。
第十三條?機關(guān)及直屬各事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)定期組織人員對檔案數(shù)量進(jìn)行清點、對保管狀況進(jìn)行檢查，定期對檔案相關(guān)存儲介質(zhì)進(jìn)行檢查，檢查數(shù)據(jù)是否完整、讀取狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)及時處理，并建立檢查和處理情況臺賬。
第十四條加強在檔案整理、保管、利用中的保密管理，確保保密文件及涉密信息的安全，防止失、泄密事件發(fā)生。
第十五條建立健全檔案管理應(yīng)急預(yù)案并根據(jù)工作需要組織演練，以應(yīng)對突發(fā)事件和自然災(zāi)害。檔案管理應(yīng)急預(yù)案應(yīng)當(dāng)納入機關(guān)總體應(yīng)急預(yù)案。
第十六條?通過政府購買服務(wù)方式輔助實現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格限定社會化服務(wù)范圍，嚴(yán)格審核服務(wù)提供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
檔案業(yè)務(wù)社會化服務(wù)限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會化服務(wù)應(yīng)當(dāng)符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T68）規(guī)定。
第五章檔案的利用
第十七條本單位工作人員借閱、利用檔案，必須履行登記、簽收、銷號手續(xù)。外單位人員查閱我局檔案實物，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)處室（單位）主要負(fù)責(zé)人審查、綜合處審核同意，并經(jīng)分管局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。涉密檔案按保密規(guī)定執(zhí)行。
第十八條借閱人員要愛護(hù)檔案并確保檔案安全，不得擅自帶出機關(guān)，嚴(yán)禁在檔案和文件上勾劃、涂改、折疊、剪裁、撕毀以及丟失，確保檔案安全和整潔并保持檔案原貌。違者視情節(jié)輕重分別給予批評、警告、通報等處理，情節(jié)嚴(yán)重者要依照《中華人民共和國檔案法》追究法律責(zé)任。
第十九條借閱檔案、文件必須及時送還。確因工作需要，經(jīng)檔案室工作人員同意可續(xù)借，續(xù)借必須重新辦理借閱手續(xù)。借閱人出差或調(diào)動工作時，須將所借檔案全部歸還檔案室。
第二十條涉密檔案一般情況不能外借或者復(fù)印，確因工作需要借閱或復(fù)印的，嚴(yán)格按照保密文件相關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。
第二十一條檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不斷增強保密觀念，牢固樹立保密意識，忠于職守，遵紀(jì)守法，確保涉密檔案的安全。
第二十二條?保密檔案的管理和利用、密級的變更和解密必須按照國家有關(guān)保密的法律、法規(guī)的規(guī)定辦理。
第六章檔案的鑒定及銷毀
第二十三條應(yīng)當(dāng)定期對已達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置。鑒定工作應(yīng)當(dāng)在檔案工作協(xié)調(diào)機制下進(jìn)行，由綜合處負(fù)責(zé)人會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員組成鑒定小組共同開展，必要時可邀請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c。
鑒定結(jié)束后，形成鑒定工作報告。對仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限并做出標(biāo)注；對確無保存價值的檔案，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定予以銷毀。
第二十四條經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀。
（一）檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、文號、責(zé)任者、題名、形成時間、應(yīng)保管期限、已保管時間和銷毀時間等內(nèi)容，按檔案工作協(xié)調(diào)機制報請審核批準(zhǔn)；
（二）分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)（單位負(fù)責(zé)人）、綜合處負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)處室負(fù)責(zé)人、檔案管理部門經(jīng)辦人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人在檔案銷毀清冊上簽署意見；
（三）檔案管理部門組織檔案銷毀工作，并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對；在檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。銷毀清冊應(yīng)當(dāng)永久保存。
第二十五條??檔案銷毀應(yīng)當(dāng)在指定場所進(jìn)行。
第二十六條??電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀離線存儲介質(zhì)外，還應(yīng)當(dāng)確保電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件從系統(tǒng)中徹底刪除。銷毀時應(yīng)當(dāng)留存電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件元數(shù)據(jù)，并在管理過程元數(shù)據(jù)、審計日志中自動記錄銷毀活動。
第二十七條??涉密檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。
第七章??檔案的統(tǒng)計與移交
第二十八條??檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設(shè)施設(shè)備情況、檔案利用情況、檔案移交進(jìn)館情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業(yè)務(wù)社會化服務(wù)等情況定期統(tǒng)計并建立完備的臺賬。
第二十九條??按照要求及時編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，匯總分析當(dāng)年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門或上級檔案部門。
第三十條??各類檔案應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定定期向自治區(qū)檔案館移交檔案。移交檔案時，應(yīng)當(dāng)同時移交檢索工具、編研成果。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當(dāng)與檔案原件一并移交。
向自治區(qū)檔案館移交前，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定做好移交檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。
第八章附則
第三十一條業(yè)務(wù)檔案由相關(guān)處室整理成卷后統(tǒng)一歸檔；行政處罰檔案的案卷整理原則和順序，按照《寧夏回族自治區(qū)藥品行政處罰案卷評查辦法（試行）》規(guī)定執(zhí)行，由稽查局整理成卷后統(tǒng)一歸檔。
第三十二條本辦法自印發(fā)之日起實施。